Este manual foi criado para oferecer instruções claras sobre como realizar a solicitação de atualização da base de dados. Com essas orientações, você poderá preencher o formulário de forma correta e eficiente, garantindo que a base de dados da sua empresa seja atualizada com precisão.
Formulário de Solicitação
Para iniciar o processo, acesse o formulário clicando na opção Novo Caso na tela inicial do GECOP. Em seguida, selecione a opção Atualização de Base de Dados (Solicitar Conferência/Atualização de Base). Essa ação levará você diretamente à página onde o formulário pode ser preenchido.
O campo Empresa será automaticamente preenchido com o nome da sua empresa principal.
Tipos de Atualização de Base
Existem três tipos de atualização de base que podem ser solicitados: Completa, Unidade e Inativação de Funcionário. Abaixo estão os detalhes de cada tipo:
1. Atualização Completa
Essa planilha contém colunas obrigatórias, identificadas por flags, e colunas opcionais, que devem ser preenchidas de forma correta para assegurar a consistência das informações. Após completar o preenchimento da planilha, você deverá anexá-la clicando na opção “Anexar Planilha Completa”, selecionar o mês de referência correspondente e, em seguida, clicar em Prosseguir e Continuar para finalizar a solicitação.
2. Atualização de Unidade
A atualização de unidade funciona de maneira semelhante à atualização completa, com a diferença de que permite atualizar apenas uma unidade específica em vez de toda a base de dados da empresa. Ao acessar o formulário, será exibida uma lista com todas as unidades da empresa, onde você deverá selecionar a unidade que está sendo atualizada. Para realizar essa atualização, utiliza-se o mesmo modelo de planilha da atualização completa.
Após preencher corretamente a planilha com as informações necessárias, você deverá anexá-la clicando na opção “Anexar Planilha Unidade”, selecionar o mês de referência correspondente e, em seguida, clicar em Prosseguir e Concluir para finalizar a solicitação.
3. Inativação de Funcionário
A inativação de funcionário utiliza uma planilha específica, que contém menos campos a serem preenchidos em comparação às outras opções, mas todos os campos são obrigatórios. Essa funcionalidade é utilizada para registrar a inativação de funcionários que não fazem mais parte do quadro da empresa.
Se o número de funcionários a ser inativado for pequeno, é possível inseri-los diretamente no formulário do GECOP, clicando em Adicionar Funcionário. Tanto no formulário quanto na planilha, os campos obrigatórios incluem: nome, CPF, data de admissão, data de demissão, indicação se o funcionário será desconsiderado para o eSocial, matrícula eSocial (se aplicável) e o motivo da inativação, que pode ser selecionado entre as opções Desistiu da vaga, Não contratado ou Com exame válido.
Todos os campos obrigatórios possuem travas de preenchimento. Isso significa que, caso algum campo não seja preenchido, o GECOP exibirá uma mensagem informando qual campo está em branco. Apenas após a correção dessa pendência será possível prosseguir com a solicitação.
Além disso, em todos os formulários, há um campo chamado Informações Adicionais localizado na parte inferior. Use esse campo para incluir quaisquer observações ou detalhes importantes que julgar relevantes para a atualização.
Finalizando a Solicitação
Nosso time de Gestão de Sistemas analisará os dados fornecidos e iniciará o processo de atualização de base conforme as informações enviadas.
É importante observar que, caso seja necessário corrigir informações, complementar dados ou resolver pendências relacionadas à solicitação, existe um canal de comunicação disponível no GECOP que funciona como um chat. Esse canal permite a interação direta entre o setor responsável e a empresa, facilitando ajustes e garantindo que o processo seja concluído corretamente.
